Selama ini, mahasiswa Universitas Indonesia (UI) pasti sudah akrab dengan Sistem Informasi Akademik Next Generation (SIAK-NG). SIAK-NG adalah sistem informasi akademik terpadu yang digunakan mahasiswa UI untuk mengecek nilai akademis mereka. Terkait dengan hal tersebut, beberapa waktu ini mungkin mahasiswa UI heran dengan pengumuman yang tertulis di SIAK-NG mengenai kelengkapan data SIAK-NG. Di pengumuman itu tertulis: “Lengkapi data SIAK/IDM dengan benar sebagai sumber data penerbitan ijazah Anda” dengan batas waktu 30 November 2013. Pertanyaan yang keluar di benak mahasiswa UI saat melihat pengumuman ini mungkin adalah “Kenapa harus dilengkapi?”, “Apa untungnya buat saya?”, dan berbagai pertanyaan lainnya.

Untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan tersebut, Karyaman dari Direktorat Pendidikan (Dirpen) UI menjelaskan, “Sebenarnya pembaharuan data di SIAK-NG erat sekali kaitannya dengan cepat lambatnya proses pencetakan ijazah.” Data yang dimaksud di sini adalah data nama, tempat tinggal, tanggal lahir, dan biodata diri lainnya. Menurut Karyaman, selama ini proses pencetakan ijazah memakan waktu lama karena ada proses pengecekan data-data tersebut di tingkat fakultas. “Jadi, ketika seorang mahasiswa sudah dinyatakan lulus, pihak fakultas akan mengecek satu-satu kelengkapan dan kebenaran data-data tersebut, apakah sudah berubah atau belum dan sebagainya, sebelum diberikan kepada Dekan untuk ditandatangani. Lalu, dari Dekan akan diberikan kepada Dirpen. Dan setelah itu, Dirpen akan memberikannya ke pihak rektor untuk ditandatangani,” ujarnya. Pengecekan dan pembaharuan data di tingkat fakultas inilah yang memakan waktu lama, “Bisa seminggu dua minggu. Itu pun belum melalui proses menunggu dekan untuk menandatangani ijazah lembar per lembar, padahal dari Dirpen sendiri inginya sebelum wisuda semua lulusan sudah mendapatkan ijazah,” jelas Karyaman.

Untuk mengatasi hal tersebut, mulai semester ini setiap mahasiswa diwajibkan memperbaharui data pribadinya di SIAK-NG. “Ini dilakukan agar tidak perlu lagi fakultas mengecek satu per satu kebenaran dan perubahan data di SIAK-NG. Tanggung jawab pengecekan dan pembaharuan data diserahkan kembali ke mahasiswanya masing-masing karena mereka yang punya kepentingan terhadap hal tersebut,” ujar Karyaman. Dengan sistem seperti ini, diharapkan proses pencetakan ijazah akan menjadi lebih cepat dan kasus mahasiswa yang meminta revisi ijazah semakin berkurang. Menurut Karyaman, selama ini memang ada mahasiswa yang meminta pencetakan ulang ijazah karena nama atau tempat dan tanggal lahir mereka salah. “Ya, ini terjadi karena data pribadi yang diisikan di SIAK-NG mereka tidak pernah diperbaharui dari pertama kali masuk ke UI. Walaupun selama ini kami tetap mencetak ulang, sih, bila memang ada kasus seperti itu,” tuturnya. Untuk lulusan semester ini, diharapkan kasus seperti ini tidak terjadi lagi. “Rencananya, untuk semester ini, kami tidak akan melayani permintaan seperti ini lagi karena pengumuman pembaharuan data SIAK-NG sudah kami lakukan,” tambahnya. Karyaman berharap dengan imbauan ini, proses pencetakan ijazah dapat menjadi lebih cepat. “Kalau bisa dipermudah, kenapa harus dipersulit?” tutupnya. (WND)