Dalam beberapa minggu ini, banyak keluhan menyangkut pelayanan legalisasi dokumen ijazah dan transkrip di UI. Keluhan terbanyak adalah karena adanya keterlambatan dalam proses pembuatan ijazah dan transkrip, seperti yang diungkapkan oleh Vency, salah satu lulusan Vokasi 2013 yang pada Jumat (20/09) lalu sedang mengantre di lobi Direktorat Pendidikan (Dirpend) bagian legalisasi. “Saya sudah memesan legalisasi transkrip dan ijazah dari dua minggu yang lalu dan sehari sebelum ini saya sudah ke sini dan ternyata belum selesai juga, padahal keterangan di laman yandok harusnya seminggu setelah verifikasi pemesanan legalisasi dokumen sudah dapat diambil,” ungkapnya.

Mengenai keterlambatan ini, di laman resmi Layanan Dokumen UI yang beralamatkan yandok.ui.ac.id disebutkan bahwa keterlambatan ini sangat erat kaitannya dengan pembukaan formasi CPNS tahun 2013 di beberapa kementerian, lembaga negara, dan pemerintah daerah. Seperti yang umum diketahui, salah satu persyaratan dalam penerimaan formasi CPNS adalah adanya ijazah dan transkrip resmi yang sudah dilegalisasi oleh universitas yang bersangkutan.

Terkait hal ini, maka menurut perhitungan Direktorat Pendidikan kemungkinan besar jumlah pemesanan legalisasi dokumen ijazah dan transkrip akan mengalami peningkatan hingga 4 kali lipat dari biasanya. Karyaman Muchtar, Kepala Subdit Registrasi Dirpend mengatakan bahwa pada normalnya, jumlah pesanan mencapai 1.000-1.500 per bulan, namun dari tanggal 1 September—25 September ini saja, jumlah pesanan sudah mencapai 6.000-an pesananan. “Ini karena mepetnya pengumuman formasi CPNS dan deadline pengiriman berkas ke instansi-instansi pemerintah... Jadi akhirnya para pemesan dokumen berkejar-kejaran dengan waktu,” ungkapnya.

Hal ini juga turut dikonfirmasi oleh Vency. “Ya, saya butuh legalisasi dokumen ini karena memang ada keperluan untuk mendaftar di Kementerian Keuangan dan Pemerintah Daerah Provinsi DKI Jakarta. Batas waktu untuk DKI saja hari ini,” ungkapnya.

Selain karena hal tersebut, menurut Karyaman pada dasarnya proses pemesanan ijazah memang tidak bisa dilakukan secara cepat atau terburu-buru. “Ini bukan hanya masalah tanda tangan atau cap semata. Ketika seseorang memesan legalisasi ijazah atau transkrip, kami juga harus melakukan proses verifikasi, seperti mengecek kebenaran dan keaslian data yang ada. Untuk pesanan terjemahan pun kami harus melakukan pemeriksaan ejaan dan tata bahasa, jadi bayangkan dengan beban kerja mencapai 6.000-an per bulan sekarang ini kami harus melakukan semua proses tadi,” jelasnya. Selain itu jumlah staf pekerja yang kurang pun menjadi salah satu kendala. “Tapi kan kami tidak mungkin menambah karyawan hanya untuk beban kerja musiman yang hanya kadang-kadang saja terjadi,” tambahnya.

Di sisi lain, Lena salah satu alumni UI yang pernah juga merasakan proses legalisasi ijazah dan transkrip di UI sendiri menilai bahwa proses pendaftaran online ini malah memperpanjang langkah birokrasi yang harus dilakukan, “Akan lebih sederhana kalau kita datang, menyebutkan jumlah legalisir yang kita mau, membayar, dan seminggu kemudian mengambil hasilnya,” ungkapnya.

Menanggapi hal ini, Karyaman mengatakan bahwa pada dasarnya sistem online ini dibuat untuk mempermudah, karena dari sisi proses, baik dilakukan secara online maupun manual, pemesan tetap harus datang ke UI untuk melakukan proses pemesanan dan pengambilan. “Dengan adanya sistem online ini, maka sebenarnya ada nilai tambah dari proses yang ada. Pemesan tidak perlu bolak-balik untuk bertanya apakah proses legalisasi sudah selesai atau belum, karena bisa mengecek secara online,” tuturnya. Selain itu, dari segi pencatatan dan kontrol akan lebih mudah memantau data-data pemesanan yang ada. Untuk lebih jelasnya, alur proses pemesanan untuk ijazah dan legalisasi di UI sendiri adalah seperti ini:

• Membuat pesanan awal secara online melalui laman yandok.ui.ac.id dengan menyebutkan jumlah pesanan yang dikehendaki
• Melakukan verifikasi dengan cara memperlihatkan dokumen asli kepada staf Dirpend di PAU UI, lalu pada saat itu juga staf Dirpend akan menfotokopi dan mengembalikan dokumen-dokumen asli tersebut kepada pemesan
• Membayar pesanan lewat ATM dengan cara memasukkan 9 digit kode pemesanan yang didapatkan ketika melakukan pemesanan awal
• Melihat status pesanan di yandok.ui.ac.id
• Bila status pemesanan dinyatakan sudah selesai, maka pemesan harus datang kembali ke Dirpend untuk mengambil dokumen-dokumen tersebut dengan membawa bukti pembayaran ATM

Di laman yandok.ui.ac.id juga tertulis bahwa pesanan legalisasi akan selesai paling cepat dalam waktu 5 (lima) hari kerja setelah tanggal pembayaran, dan untuk pesanan terjemahan akan selesai paling cepat dalam waktu 7 (tujuh) hari kerja setelah tanggal pembayaran, bukan setelah tanggal verifikasi. Dalam kondisi banyak pesanan (overload), proses penyelesaian pesanan bisa melebihi jangka waktu 5 (lima) hari atau 7 (tujuh) hari setelah tanggal pembayaran.

Menanggapi permasalahan padatnya proses legalisasi ini, Dirpend sudah melakukan perbaikan dalam hal modifikasi aplikasi sehingga dapat menampilkan jumlah dan data pemesan secara lebih cepat. Ke depan, Dirpend juga ingin menambahkan penambahan fitur dalam alur pemesanan di laman yandok sehingga nantinya pemesan dapat langsung mengunggah dokumen-dokumen yang dibutuhkan untuk proses verifikasi. Jika pemesan tidak memiliki kesulitan untuk memindai dokumennya, pemesan dapat tetap datang ke loket pelayanan, untuk sekedar bertanya atau memantau. Selain itu Dirpend juga berniat melakukan kerja sama dengan Pos sehingga nantinya hasil pesanan dapat dikirimkan ke alamat pos pemesan.

“Mungkin nanti pemesan hanya akan dikenakan tambahan biaya. Nantinya opsi ini pun cuma pilihan, dalam artian pemesan bisa memilih untuk datang langsung ke UI mengambil, atau meminta dikirim lewat pos,“ papar Karyaman. Untuk jangka panjang, UI juga ingin menerapkan digital signature bagi ijazah dan transkrip yang ada. “Namun pengadaaan digital signature ini adalah suatu proses yang sangat panjang karena terkait aspek hukum, keamanan, dan biaya,” kata Karyaman mengakhiri pembicaraan. (WND)